Urheiluseuratoiminnassa on taloushallinnon kannalta muutamia keskeisiä haasteita. Vapaaehtoistoiminnan ollessa merkittävässä roolissa ajankäyttö ja parhaat toimintarutiinit nousevat huomattavan tärkeään asemaan. Kyse on myös tehokkuudesta – mihin halutaan käyttää seuran resursseja.

Kauhajoen Karhu on perinteikäs urheiluseura, jopa Suomen suurimmaksi yleisseuraksi aikanaan mainittu. Seuralla on noin 15 lajijaostoa. Toiminnan pyörittäminen paperisen taloushallinnon aikaan tarkoitti sitä, että seuran toimistolla oli palkattuna oma kirjanpitäjä, ja on vuosien saatossa kokeiltu myös tilitoimistopalvelujen ostoakin.

–Lähtötilanteemme ennen yhteistyön aloittamista Tilisin kanssa oli sellainen, että joka kuukausi kymmenet henkilöt kuljettivat kotoaan mappeja, kuitteja ja tositteita seuran toimistolle. Kaikki tämä vaati aikaa ja vaivaa, jotka olisi voitu käyttää itse siihen päätarkoitukseen eli urheilutoimintaan. Keskustelimme Tilisin Riku Ryödin kanssa asiasta joitakin vuosia sitten ja aloimme tutkimaan, voisiko tämän tehdä fiksummin, kertoo seuran puheenjohtaja Timo Kallio.

Uudeksi toimintamalliksi paperiton taloushallinto

Kun Tilisin asiantuntijat perehtyivät seuran toimintaan ja vaatimuksiin sujuvalle taloushallinnolle, löydettiin uudet tehokkaat toimintatavat. Siirryttiin paperittomaan taloushallintoon. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, ettei seuran aktiivien enää tarvinnut itse käydä tuomassa paperikuitteja, vaan ne välitetään suoraan taloushallinnon järjestelmään digitaalisesti.

–Olihan tämä suuri muutos meille. Enää emme tarvitse toimistotyöntekijöitä taloushallintoa varten, ja kulumme taloushallinnosta putosivat puoleen aiemmista. Voimme keskittyä organisaationa siihen tärkeimpään, eli urheilutoimintaan, kertoo Kallio.

–On ollut ilo olla auttamassa urheiluseuran toiminnan digitalisaatiossa omalta osaltamme. Oikein suunniteltu paperiton taloushallinto on niin pienten kuin suurten organisaatioiden etu, sanoo Tilisin Riku Ryödi.

Emoseura Kauhajoen Karhun lisäksi Tilisi on tehnyt yhteistyötä pesäpalloon keskittyvän Alajärven Ankkurien ja Superpesis-sarjassa pelaavan Ankkurit Pesiksen kanssa.

Kysy meiltä lisää paperittomasta taloushallinnosta: