Systemaattinen, ulkoistettu kirjanpito ja automatisoitujen järjestelmien käyttö vähentää työvoiman tarvetta ja vapauttaa käsiäsi. Yrittäjänä on kuitenkin syytä tietää, mitä keskeiset taloushallinnon termit tarkoittavat. Läpinäkyvyys rahaliikenteessä on tärkeää. Pienyrittäjyydenkään esteenä ei pitäisi olla tuntemattoman ja monimutkaisen taloustermistön ja -prosessien varjo. Kirjanpidossa esimerkiksi vastaan tulee usein myynti- ja ostoreskontra, ja näitä käsittelemme tässä blogissa.

Mikä se reskontra siis on?

Myynti- ja ostoreskontra ovat yhdet kirjanpidon osakirjanpidoista. Myyntireskontra on tärkeä myyntilaskutuksen työkalu ja osa. Se koostuu tositteista, joiden avulla hallinnoidaan ja seurataan maksuja ja saatavia. Konkreettisesti myyntireskontra on siis luettelo myyntisaatavista, tapahtuneista maksuista ja avoimista erääntyvistä myyntilaskuista. Yrityksesi sisäisessä raportoinnissa ja kirjanpidossa sen avulla pystyy paremmin seuraamaan rahankiertoa ja pysymään asiakkaiden erääntyneistä ja avoimista maksuista ajan tasalla. 

Kun asiakas maksaa laskusi, siirtyy reskontrassa lasku avoimista maksettuihin, ja liikevaihdon kirjanpidossa se muuttuu yrityksesi varoiksi. Jos myyntisaatava ei kotiudu ollenkaan, eli laskutus jää jostain syystä perimättä – esimerkiksi asiakkaan varattomuuden vuoksi – siirtyy avoin lasku luottotappioihin. Ostoreskontra taas on nimensä mukaan vastaavanlainen luettelo laskuista ja suoritteista, mutta yrityksesi maksettavista sellaisista. Ostoreskontra auttaa pitämään omista tämänhetkisistä menoista, tai ”ostoveloista” huolta samalla tavalla, kuin myyntireskontra saatavista.

Miksi sellainen tehdään?

Ulkoistetussa laskutuksessa reskontra ei jää yrittäjän kontolle, vaan Tilisi tekee sen puolestasi. Reskontran tekeminen helpottaa myös tilitoimiston kanssa toimiessa yrittäjää. Myyntireskontrat toimivina vähentävät työmäärää, eli vapauttavat resursseja ja aikaa. Ne myös mahdollistavat tehokkaamman hallinnoinnin ja pienentävät virhemarginaaleja myyntilaskutuksessa. Reskontran tekeminen helpottaa myös muita talouden hallinnoinnin toimia. Esimerkiksi maksumuistutuksia ja perintää tehdessä prosessia nopeuttaa se, että kaikki yrityksen avoimet myyntilaskut ovat koottuina. Tärkeää on myös huomioida, että myyntireskontra toimii kirjanpidossa myös yrityksesi verotuksen työkaluna – arvolisäveron laskennan pohjana. 

Maksuvalvonnassa reskontra on olennainen voittojen maksimoinnin kannalta. Toimiva myyntireskontra nopeuttaa kaikkia laskutuksen hallinnollisia prosesseja. Käytännössä myyntireskontra nopeuttaa esimerkiksi maksumuistutuksien etenemistä, ja niin minimoit luottotappiosi. Se johtaa siis loppukädessä nopeampaan saatavien kotiutumiseen. Asiakkaan puolella taas nopeampi ja toimiva laskutusprosessi auttaa luottamussuhteessa ja asiakaskokemuksen yleisessä parantamisessa.

Mikä sitten on hyvä myyntireskontra?

Myyntireskontra on työkalu myyntilaskutuksessa, jonka tarkoitus on nopeuttaa rahankiertoa ja sisäistä raportointia. Olisi siis täysin tarkoituksenvastaista, jos myyntireskontran muodostaminen itsessään veisi resursseja tarpeettoman paljon. Prosessin olisi siis syytä olla systemaattinen, ja tarpeetonta manuaalista kirjaamista ja paperien pyörittelyä olisi syytä välttää. Optimoitu myyntireskontra toimii siten, että suuremmitta muutoksitta käsittelijä pystyy prosessin edetessä seuraamaan ja kirjaamaan vaiheita alkuperäistä myyntilaskua pohjana käyttäen. Automatisaatio voisi mieluusti vapauttaa tässä käsiä hoitamaan muita asioita. 

Maksuissa tapahtuu myöhästymisiä, perintäprosesseja, osamaksuja, etukäteismaksuja ja virheitä. Nämä kuormittavat käsittelijää. Myyntireskontran automatisaatio tapahtuu pääasiassa suoralla yhteydellä pankkiin ja tiedot vastaanottavilla taloushallinto-ohjelmilla. Perintätoimiston kanssa toimiessa tehokkaassa myyntireskontrassa tiedot lähtevät maksumuistutuksia varten automaattisesti, tai ne pystytään helposti kokoamaan tiedostoksi lähetystä varten. Automatisaatio ja viitenumerot vapauttavat resursseja ja voivat ehkäistä inhimillisiä virheitä, mutta rahankierron kohdalla täytyy siitä huolimatta varmistaa ihmislähtöinen valvonta. Ulkoistettu laskutus varmistaa, että ammattitaidolla sekä reskontran muodostus, ylläpito, kehitys että valvonta ovat parhaita mahdollisia. Silloin ne eivät myöskään vaadi turhaan sinun aikaasi.

Mietityttääkö taloushallinto? Asiantuntijamme vastaa: